In deze handleiding lees je hoe je Plug&Pay koppelt aan Moneybird via de directe integratie. Deze koppeling zorgt ervoor dat er na elke bestelling in Plug&Pay een factuur aangemaakt wordt in Moneybird.

Wat is Moneybird?

Moneybird is een online boekhoudsoftware. Automatiseer en beheer eenvoudig je facturen, offertes, urenregistratie en btw-aangiftes op één plek.

ℹ️ Maak een account aan bij Moneybird om te starten.

Moneybird koppelen aan Plug&Pay

Het aanmaken van de API-token

Voor het aanmaken van de API-token openen we het gebruikersaccount in Moneybird.

Via het Gebruikersaccount gaan we naar Ontwikkelaars.

Vervolgens klik je op API token aanmaken rechtsboven in het scherm.

Druk op de bovenste banner.

En dan nogmaals op API token aanmaken.

Vervolgens geef je de koppeling een naam, en selecteer je alle onderdelen die nodig zijn.

Zodra je deze instellingen opslaat, door te drukken op Opslaan, opent een nieuw venster met de API Token.

Kopieer de API Token en ga naar je Plug&Pay-account.

Het invullen van de API-token

Navigeer naar Instellingen > Plugins en klik op Koppelen bij de Moneybird plugin.

Plak je gekopieerde API-token in het veld op de eerste stap. Klik op Volgende.

Moneybird koppeling instellingen

Nu de API-Token is ingevuld, gaan we de koppeling voltooien door de laatste gegevens in te vullen.

Binnen Moneybird gaan we een grootboekrekening aanmaken. Met grootboekrekeningen wordt bedoeld dat alle inkomsten en uitgaven van hetzelfde soort worden gebundeld. Je krijgt hierdoor meer inzicht in je inkomsten en uitgaven.

Je kunt deze aanmaken via Tandwiel > Administratie instellingen > Categorieën > Grootboekrekening > Toevoegen.

❗️Bij het aanmaken van de grootboekrekening moet je een code invullen. Dit kan je instellen via Grootboekrekening > Losse categorie in Moneybird.

ℹ️ In deze uitleg vind je meer informatie over het maken van een grootboekrekening.

Ga terug naar Plug&Pay. Kies je bedrijf voor Administratie en selecteer je Standaard grootboekrekening die je zojuist hebt gemaakt in Moneybird. Klik op Volgende.

Importeren van facturen

In de laatste stap vul je eventueel het order ID in van de bestellingen die je wilt importeren in Moneybird. Het order ID is terug te vinden bij Bestellingen > je bestelling > Orderdetails.

Alle facturen die ná deze bestelling zijn gemaakt, zullen automatisch geïmporteerd worden in Moneybird. Heb je nog geen bestellingen ontvangen in Plug&Pay, vul dan een 1 in.

Klik op Opslaan om de koppeling te voltooien.

Een aparte grootboekrekening per product instellen

Als de plugin is geactiveerd, kun je bij Product > Desbetreffend product > Geavanceerd > Grootboekrekening een grootboekrekening instellen voor dat product.

Als je geen grootboekrekening hebt ingesteld bij een product, wordt de standaard grootboekrekening gebruikt.

Een factuur in Moneybird

Hoe ziet zo'n factuur eruit in Moneybird? Zie onderstaand een voorbeeld:

❗️Let op: alle facturen vanuit Plug&Pay vind je in Moneybird terug onder
de Externe facturen!

Combidesk koppeling met Moneybird

Naast onze directe gratis Moneybird koppeling, biedt Combidesk nog een betaalde koppeling met Moneybird die via Plug&Pay gemaakt kan worden.

Hieronder zie je alle verschillen tussen de Combidesk koppeling en de Plug&Pay koppeling:

Plug&Pay	Combidesk
Gratis koppeling	Betaalde koppeling
Facturen worden aangemaakt als externe facturen	Facturen worden aangemaakt als normale verkoopfacturen
Geen mogelijkheid om een factuurprofiel en een workflow te kiezen	Mogelijkheid om een factuurprofiel en een workflow te kiezen
Betalingen handmatig koppelen en facturen op betaald zetten	Betalingen worden automatisch geregistreerd
Geen mogelijkheid voor export/import	Facturen exporteren en in bulk importeren in Moneybird
Gebruikt ordernummer in Moneybird	Zelf keuze in ordernummer of factuurnummer hanteren
Geen mogelijkheid om PDF-facturen vanuit Plug&Pay bij te voegen bij de factuur in Moneybird	Mogelijkheid om PDF-facturen vanuit Plug&Pay bij te voegen bij de factuur in Moneybird

Veelgestelde vragen (FAQ)

Waarom staat mijn factuur niet direct in Moneybird?

Moneybird heeft helaas een maximaal aantal facturen dat wij in een periode kunnen doorsturen naar ze. Dat limiet geldt voor geheel Plug&Pay. Hierdoor kan het op drukke momenten langer duren voordat deze facturen in Moneybird staan. De ochtenden zijn bijvoorbeeld druk, omdat in de ochtenden de automatische incasso's worden aangemaakt en er dus meer facturen naar Moneybird worden verstuurd.

De facturen worden nog wel aangemaakt, maar het kan langer duren.

Worden de facturen met de directe koppeling ook naar klanten gestuurd?

Nee, de e-mails & facturen worden gestuurd vanuit Plug&Pay. Je gebruikt Plug&Pay voor het verzenden van facturen en betalingsherinneringen. Tegelijkertijd wordt er automatisch een factuur aangemaakt in Moneybird, zodat jouw boekhouding standaard kloppend is en je daar niks voor hoeft te doen.

Worden mijn testbestellingen naar Moneybird gestuurd?

Nee, alleen live bestellingen worden naar Moneybird gestuurd. Voor testbestellingen wordt er geen factuur aangemaakt in Moneybird.

Hoe ziet de factuur in Moneybird eruit?

Wij sturen de gegevens door die er op de factuur staan. Dat is dus hetzelfde als de factuur die je in Plug&Pay gebruikt. Jouw standaardopmaak van Moneybird wordt alleen gebruikt.

Wat is het verschil met de koppeling middels Zapier en de directe koppeling?

Via de koppeling met Zapier is het momenteel niet mogelijk om meerdere regels op de factuur te zetten. Je krijgt daar dus één regel met het totaalbedrag. Met de directe koppeling worden alle losse factuurregels op de factuur gezet.

Via Zapier zou je kunnen instellen dat de factuur ook vanuit Moneybird naar de klant gestuurd wordt (en dan zou je de factuurmail vanuit Plug&Pay uitschakelen). Dat is geen optie met de directe koppeling: de factuur wordt altijd vanuit Plug&Pay gestuurd.

Waarom worden de betalingen niet automatisch afgeletterd?

Een veelgevraagde functie van de Moneybird-koppeling is het automatisch afletteren van betalingen. Deze functie zit momenteel niet in onze koppeling.

Combidesk heeft een koppeling voor Mollie. Als je de Moneybird-koppeling met Plug&Pay hebt én de Mollie-koppeling via Combidesk met Moneybird, dan worden je betalingen automatisch afgeletterd.

Zie voor meer uitleg over het afletteren via Combidesk de volgende uitleg.

Directe koppeling tussen Plug&Pay en Moneybird