Met het debiteurensysteem in Plug&Pay kun je automatisch jouw onbetaalde facturen opvolgen. Verstuur herinneringen en aanmaningen en reken automatisch aanmaningskosten.

Zodra je met betalingen werkt, zul je merken dat niet elke factuur wordt betaald. Je maakt bijvoorbeeld handmatig een factuur die op onbetaald blijft staan. Je hebt een abonnement en een klant storneert de betalingen, terwijl deze wel betaald moeten worden. Of je verkoopt een termijnbetaling waarvan de betalingen worden geweigerd.

Handmatig herinneringen sturen om alsnog de betaling te innen, kost veel tijd. Met het debiteurensysteem verloopt dit automatisch, zodat jij je tijd en focus kunt besteden aan iets anders!

Je kunt het debiteurentraject aanzetten. In dit debiteurentraject worden er drie herinneringen gestuurd. Bij de 4e herinnering worden aanmaningskosten gerekend.

Je kunt een koppeling maken met Pingen voor het versturen van brieven. Bij de derde, vierde en vijfde herinnering wordt er dan ook een brief verstuurd naar de klant.

Je kunt zelf kiezen welke kosten je rekent als aanmaningskosten.

Om het debiteurensysteem te activeren, ga je in het menu naar Debiteuren. Je komt vervolgens op een scherm waar je het debiteurenssyteem kunt activeren.

Vervolgens kom je op de pagina met alle instellingen. Aan de linkerkant zie je het debiteurentraject:

Je ziet hier op welke dag welke e-mail of brief wordt verstuurd. Met het oogje kun je de inhoud van de brief/mail bekijken:

Het debiteurentraject van Plug&Pay is een bestaand traject waarin je geen aanpassingen kan maken. Je kunt dus niet het aantal dagen tussen de herinneringen, het aantal herinneringen of de inhoud van de herinneringen aanpassen.

Deze onderdelen staan wel op onze wishlist en kun je een stem aan toevoegen: Een eigen flow kunnen samenstellen voor mijn debiteurentraject & De inhoud van herinneringen en aanmaningen zelf kunnen aanpassen. Alle ideeën voor het debiteurenbeheer op de wishlist kun je vinden op deze pagina.

Je kunt verder het e-mailadres aanpassen voor het versturen van herinneringen. Het kan bijvoorbeeld zijn dat je een apart e-mailadres hebt voor je administratie. Als je dit e-mailadres ook instelt bij Reply to ontvang je ook de reacties op de herinneringen in de juiste mailbox.

Bij kosten kun je instellen wat de hoogte is van je aanmaningskosten. Dit is een vast bedrag en geldt voor elke factuur, ongeacht de prijs van deze factuur. Als de factuur na meerdere herinneringen nog niet is voldaan, worden deze aanmaningskosten toegevoegd.

Verder kun je onder Overig kiezen of je betaalherinneringen wil sturen voor one-click upsells. Deze mogelijkheid is er omdat sommige shopeigenaren minder streng zijn voor onbetaalde facturen voor one-click upsells.

Daarnaast kun je kiezen of je je Rekeningnummer wil tonen op de factuur.

Standaard wordt er een betaallink gestuurd bij de herinneringen. Het is het handigste als klanten via deze betaallink betalen, dan wordt de status van de factuur ook in Plug&Pay automatisch geüpdatet. Als je je rekeningnummer toont op de factuur, kan het zijn dat klanten het bedrag handmatig overmaken. Dan zul jij dus handmatig de status van de factuur in Plug&Pay moeten aanpassen.

In het dashboard van het debiteurensysteem vind je een aantal statistieken. Bij openstaand zie je het totale bedrag aan openstaande facturen. Bij extra omzet zie je het bedrag dat je hebt verdiend met het debiteurensysteem. Dat zijn dus facturen die eerst onbetaald waren, maar betaald zijn door de herinneringen.

Onder traject zie je snel hoe veel facturen er in welke stap van het debiteurentraject zitten. Je kunt op deze stap klikken, en dan zie je direct om welke facturen dit gaat.

In het actiecentrum zie je het zodra er actie vereist is vanuit jou. Dit kan bijvoorbeeld zo zijn als facturen het proces doorlopen hebben. Deze facturen zijn ondanks de herinneringen nog steeds onbetaald. Je kunt kiezen of nog actie onderneemt om deze facturen betaald te krijgen, of dat je deze facturen toch afboekt (crediteert).

Wil je niet alleen via de mail herinneringen versturen, maar ook brieven? Dat kan! Je kunt Plug&Pay koppelen met Pingen om deze brieven automatisch te laten verzenden. Je kunt daar meer over lezen in de losse handleiding over Pingen.

Zodra het debiteurensysteem actief staat, gaat het traject lopen facturen die vanaf dat moment onbetaald zijn. Het debiteurentraject wordt dus niet geactiveerd voor facturen die al onbetaald waren voordat je het debiteurensysteem activeerde.

De mogelijkheid om het debiteurensysteem te activeren voor facturen in het verleden staat op onze wishlist.