In deze handleiding lees je hoe je het debiteurensysteem in Plug&Pay instelt en gebruikt. Met dit systeem worden onbetaalde facturen automatisch opgevolgd via herinneringen en aanmaningen, inclusief aanmaningskosten.
Het debiteurensysteem is onderdeel van Plug&Pay Ultimate. Maak je gebruik van Plug&Pay Lite of Premium? Upgrade dan naar Plug&Pay Ultimate om deze functie te gebruiken.
Debiteurentraject
Het debiteurentraject bestaat uit drie reguliere herinneringen en een vierde herinnering, waarbij aanmaningskosten worden toegevoegd. Optioneel kun je Plug&Pay koppelen met Pingen om naast e-mails ook automatisch brieven te versturen. Bij de derde en vierde herinnering wordt dan ook een brief naar de klant gestuurd.
Het debiteurentraject is een vast traject. Het aantal herinneringen, de tussenliggende dagen en de inhoud van de berichten zijn niet aanpasbaar.
Debiteurensysteem activeren
Navigeer naar Debiteuren > Dashboard en activeer het debiteurensysteem via de schakelaar op de activatiepagina.
ℹ️ Het debiteurentraject wordt alleen geactiveerd voor facturen die onbetaald zijn vanaf het moment van activatie. Eerder onbetaalde facturen worden niet meegenomen.
Dashboard
In het dashboard zie je een overzicht van de openstaande facturen en de extra omzet die het debiteurensysteem heeft opgeleverd. Onder Traject zie je per stap hoeveel facturen er op dat moment in het traject zitten. Klik op een stap om direct de bijbehorende facturen te bekijken.
In het actiecentrum verschijnen facturen die het volledige traject hebben doorlopen, maar nog steeds onbetaald zijn. Hier kies je of je verdere actie onderneemt of de factuur afboekt via creditering.
Facturen
Via Facturen zie je een overzicht van alle facturen die het debiteurentraject doorlopen. Via de verschillende tabbladen kun je deze per status bekijken. De gekleurde bolletjes onder Traject geven aan hoeveel herinneringen er zijn verstuurd.
Instellingen
Binnen Instellingen kun je het debiteurentraject naar wens instellen. Allereerst wordt er een overzicht getoond van op welk moment welke e-mail en/of brief wordt verstuurd. Via het -icoon bekijk je de inhoud van een bericht.
Verder stel je hier het onderstaande in.
Briefpost: Schakel briefpost in om naast e-mails ook automatisch brieven te versturen via Pingen. Bij de derde en vierde herinnering wordt er dan ook een brief naar de klant gestuurd. Klik op Activeren en doorloop de stappen om de Pingen-koppeling in te stellen. Meer over de Pingen-koppeling lees je hier.
E-mailadres: Het e-mailadres waarvandaan herinneringen worden verstuurd; dit is het mailadres dat je hebt ingevuld binnen E-mail instellingen > Eigen adres. Stel ook een Reply to-adres in zodat reacties van klanten in de juiste mailbox binnenkomen.
Kosten: Het bedrag aan aanmaningskosten dat wordt toegevoegd bij de vierde herinnering. Dit is een vast bedrag en geldt voor elke factuur, ongeacht het factuurbedrag.
Overig: Kies of je betaalherinneringen wilt sturen voor upsells en of je het rekeningnummer wilt tonen op de factuur. Let op: als klanten handmatig overmaken via het rekeningnummer, wordt de betaalstatus in Plug&Pay niet automatisch bijgewerkt en moet je die zelf aanpassen.
